Steg 1: skriv ned rammen før du ser på noe
Rammen er den eneste avgjørelsen som må tas før alt annet. Uten den blir hvert enkelt valg vurdert for seg, og alle valg ser rimelige ut isolert sett. Det er summen som overrasker.
Rammen bør være et tall dere begge kan si høyt uten å krympe dere. Er den utydelig, blir alle senere diskusjoner om enkeltposter egentlig diskusjoner om rammen, bare uten at noen sier det.
Steg 2: fordel i prosent, ikke i kroner
Prosentfordeling gjør at endringer blir synlige. Flytter du fem prosentpoeng fra pynt til fotograf, ser du med en gang hva det betyr i kroner for begge. I en ren kroneliste er den koblingen usynlig.
Eksempelfordelingen vår har tolv poster og summerer til nøyaktig 100 prosent. Den er et utgangspunkt, ikke et bransjesnitt. Et bryllup hjemme i hagen med lånt telt har en helt annen profil enn et med leid lokale.
| Post | Bryllup | Konfirmasjon | Jubileum | Firmafest |
|---|---|---|---|---|
| Lokale | 18 | 12 | 15 | 20 |
| Mat og servering | 25 | 30 | 32 | 35 |
| Drikke | 10 | 8 | 15 | 15 |
| Kake og dessert | 3 | 6 | 5 | 0 |
| Pynt og blomster | 6 | 8 | 7 | 5 |
| Musikk og underholdning | 6 | 0 | 10 | 12 |
| Fotograf | 8 | 8 | 0 | 0 |
| Antrekk | 8 | 10 | 0 | 0 |
| Uforutsett | 7 | 12 | 10 | 8 |
Steg 3: hold planlagt, avtalt og betalt fra hverandre
Dette er det som skiller et budsjett som holder fra et som ikke gjør det. Planlagt er hva du hadde tenkt. Avtalt er hva du har skrevet under på. Betalt er hva som har gått ut av kontoen.
Sprekken oppstår nesten alltid mellom planlagt og avtalt, og den oppdages først når summen av det avtalte overstiger rammen. Da er det ofte for sent, fordi avbestillingsfristene har passert.
- Planlagt: ditt eget anslag, kan endres fritt
- Avtalt: bindende, og det er dette som teller mot rammen
- Betalt: kontantstrøm, ikke kostnad, men avgjør når pengene må være der
Steg 4 og 5: buffer, og en gjennomgang i måneden
Enten har du en post for uforutsett, eller så har du en buffer. Har du begge, holder du samme reserve to ganger, og rammen ser strammere ut enn den er.
Sett av tjue minutter i måneden til å oppdatere avtalt og betalt. Det er den eneste rutinen som faktisk fanger et sprekkende budsjett tidlig nok til at det kan rettes.
De fire feilene som gjentar seg
- Ingen ramme. Alt annet følger av dette.
- Gjestelisten settes før kostnad per gjest er regnet ut.
- Merverdiavgift blandes. Noen tilbud er med, noen uten, og de sammenlignes som om de var like.
- Ingen post for uforutsett, og dermed panikk ved første tillegg.